Contratar empleado México 2026: registro patronal IMSS paso a paso, cuánto cuesta realmente un empleado (con cálculo de cuotas orientativas), tipos de contrato, nómina ejemplo, reforma de vacaciones 2023, diferencia finiquito vs liquidación, calendario de obligaciones patronales y los 10 errores más costosos del patrón primerizo.
Aviso: Este artículo no sustituye asesoría legal ni laboral. Las cifras de cuotas, UMA y salarios mínimos cambian periódicamente; verifica siempre los valores vigentes en portales oficiales (IMSS, INFONAVIT, DOF, STPS) y con contador/abogado laboral certificado antes de tomar cualquier decisión. La información es de carácter educativo y orientativo.
Si utilizas enlaces de terceros, pueden existir relaciones comerciales según las políticas del sitio.
Asistencia de IA: Texto elaborado con apoyo de herramientas de inteligencia artificial y revisión humana para precisión y claridad.
Revisión editorial: Iovanny Olguín Ávila — Ing. en Sistemas Computacionales con Maestría en Ciencias de la Computación; con más de 10 años en E-commerce, administración de servidores y desarrollo web. Bio del autor →
Tabla de contenidos
- El costo real de contratar: lo que nadie te dice
- Empleado vs honorarios: la prueba de subordinación
- Registro patronal IMSS: paso a paso operativo
- Tipos de contrato: guía completa con cuándo usar cada uno
- Reforma de vacaciones 2023: lo que cambió y lo que debes hacer
- Cuotas IMSS e INFONAVIT: cómo se calculan
- Nómina ejemplo: cálculo orientativo paso a paso
- INFONAVIT: aportaciones, créditos y rol del patrón
- PTU: cómo calcular y cuándo pagar
- Finiquito vs liquidación: diferencia y cálculo
- Calendario de obligaciones patronales (primer año)
- Los 10 errores más costosos del patrón primerizo
- Consideraciones por sector: retail, tecnología, servicios
- Software de nómina: qué evaluar para PyMEs
- Checklist: del contrato al primer día de trabajo
- Preguntas frecuentes
- Fuentes
El costo real de contratar: lo que nadie le dice al emprendedor primerizo
Uno de los errores más frecuentes en la primera contratación es confundir el salario acordado con el costo total de empleo. En México, las cargas sociales y prestaciones obligatorias elevan significativamente el costo mensual respecto al salario neto del trabajador.
La siguiente tabla muestra un ejemplo orientativo para un empleado con salario mensual de $15,000 MXN en 2026. Los porcentajes de cuotas IMSS varían según la tabla de riesgos del puesto (prima de riesgo de trabajo) y el salario; las cifras son ilustrativas. Verifica siempre con tu contador los valores vigentes.
| Concepto | Cálculo orientativo | Monto mensual aprox. (MXN) |
|---|---|---|
| Salario mensual bruto | Acordado con el trabajador | $15,000 |
| Cuotas IMSS ramo enfermedad y maternidad (patrón) | ~13.9 % sobre SBC* | ~$2,085 |
| Cuotas IMSS riesgos de trabajo (patrón) | ~0.5–6 % sobre SBC según giro | ~$200–$900 |
| Cuotas IMSS invalidez y vida (patrón) | ~1.75 % sobre SBC | ~$263 |
| Cuotas IMSS guarderías y prestaciones sociales (patrón) | ~1 % sobre SBC | ~$150 |
| Cuotas IMSS retiro y cesantía (patrón) | ~3.15 % sobre SBC | ~$473 |
| Aportación INFONAVIT (patrón) | 5 % sobre SBC | ~$750 |
| Aguinaldo (provisión mensual) | 15 días salario / 12 meses | ~$750 |
| Prima vacacional (provisión mensual) | 25 % sobre salario de vacaciones / 12 | ~$105 |
| Vacaciones (costo de ausencia) | 12 días en año 1 según reforma 2023 | (variable por puesto) |
| COSTO TOTAL ESTIMADO / MES | Aprox. sin riesgos altos | ~$19,776–$20,476 |
*SBC = Salario Base de Cotización. En este ejemplo se asume SBC ≈ salario mensual bruto. Las cuotas exactas dependen de la tabla vigente publicada por el IMSS, el tipo de puesto y posibles topes de UMA (Unidad de Medida y Actualización). Consulta siempre la tabla oficial.
UMA vs SMDF: conceptos clave para el cálculo
La UMA (Unidad de Medida y Actualización) es el índice de referencia utilizado para cuotas IMSS, multas y otras obligaciones. A diferencia del salario mínimo, la UMA no se modifica automáticamente cuando sube el salario mínimo. Esto es relevante porque hay un tope en la cotización IMSS de 25 UMA diarias; si el salario supera ese límite, las cuotas se calculan sobre el tope, no sobre el salario completo.
El valor de la UMA se actualiza en febrero de cada año mediante publicación en el DOF. Verifica el valor vigente al momento de calcular nómina.
| Concepto | Qué es | Impacto en nómina |
|---|---|---|
| UMA diaria | Valor base para cuotas y obligaciones (actualización anual) | Tope máximo de cotización IMSS |
| SMDF (Salario Mínimo DF/Zona Libre) | Piso mínimo de salario por jornada | No puede pagarse menos |
| SBC (Salario Base de Cotización) | Salario integrado para efectos de cuotas | Base de cálculo de prestaciones y cuotas |
| Salario diario integrado | SBC = Salario diario bruto + alícuotas de prestaciones | Más alto que el salario diario base |
Empleado vs honorarios: la prueba de subordinación que decide todo
El error que puede costar más caro a un patrón primerizo es clasificar como ‘servicios profesionales por honorarios’ a una persona que, por los hechos reales de la relación, es un trabajador subordinado. La Ley Federal del Trabajo define relación de trabajo por cuatro elementos, y si los cuatro existen, es empleo aunque el contrato diga otra cosa.
| Elemento | Qué significa | Señal de empleo (subordinación) | Señal de honorarios (independencia) |
|---|---|---|---|
| Subordinación | El trabajador sigue instrucciones del patrón | Recibe órdenes directas, reporta a jerarquía, tiene jefe asignado | Define autónomamente cómo y cuándo entrega el servicio |
| Jornada | Trabaja en horario definido por el patrón | Tiene horario de entrada/salida, control de asistencia | Trabaja cuando quiere; solo importa el resultado/entregable |
| Salario | Recibe pago periódico fijo | Pago quincenal o mensual fijo independiente de resultado | Cobra por proyecto, entregable o hito completado |
| Actividad personal | El servicio lo presta la persona, no puede delegarlo | Debe ser él/ella quien realice el trabajo | Puede subcontratar o delegar la ejecución a su equipo |
La prueba de subordinación la aplica la autoridad con los hechos reales, no con el contrato. Si alguien trabaja todos los días en tu oficina, con tu equipo, bajo tu supervisión y a horario fijo, es empleado aunque el papel diga ‘honorarios’. Ante la duda, consulta abogado laboral.
Registro patronal IMSS: paso a paso operativo
El registro patronal ante el IMSS es la base de toda relación laboral formal. Debe tramitarse antes o el mismo día del inicio de labores del primer trabajador; el registro tardío genera multas y responsabilidades adicionales.
Paso 1: Verifica si ya tienes registro o debes crearlo
Si tu empresa ya operaba antes y solo ahora contratas a tu primer empleado, puede que ya tengas un número patronal asignado o que necesites tramitarlo. Puedes verificar en Registro patronal IMSS o acudiendo a la Subdelegación IMSS de tu municipio.
Paso 2: Documentos que necesitas
- Persona moral: Acta constitutiva (copia certificada), RFC de la empresa, CURP e identificación del representante legal, comprobante de domicilio del negocio.
- Persona física con actividad empresarial: RFC, CURP, identificación oficial, comprobante de domicilio del negocio.
- Ambos casos: Descripción de actividades y giro para determinar clase de riesgo.
Paso 3: Determina la clase de riesgo
El IMSS clasifica las actividades económicas en 5 clases de riesgo (I al V). La clase determina la prima de riesgo de trabajo que pagas. No clasificar correctamente genera diferencias de cuotas y puede considerarse evasión.
| Clase de riesgo | Tipo de actividad (ejemplos) | Prima orientativa (rango) |
|---|---|---|
| Clase I | Servicios profesionales, oficinas, comercio sin riesgo físico | 0.50 %–1.50 % |
| Clase II | Manufactura ligera, servicios con mínimo riesgo físico | 1.50 %–2.50 % |
| Clase III | Manufactura intermedia, talleres, transporte local | 2.50 %–3.50 % |
| Clase IV | Construcción ligera, minería menor, actividades con riesgo moderado | 3.50 %–5.00 % |
| Clase V | Construcción pesada, minería, industrias de alto riesgo | 5.00 %–hasta 15 % |
Paso 4: Alta del trabajador en IMSS (AFIL-02 o sistema en línea)
Una vez con número patronal, das de alta al trabajador con los datos exactos del contrato. El sistema más práctico es el portal IMSS Desde Tu Empresa (IDSE) o IMSS Digital. Datos críticos que deben coincidir con el contrato:
- CURP del trabajador (exactamente como aparece en el documento oficial).
- NSS (Número de Seguridad Social): si el trabajador no tiene, el IMSS lo asigna en el alta.
- SBC (Salario Base de Cotización): debe reflejar el salario integrado, no solo el base.
- Puesto: debe coincidir con el contrato y corresponder a la clase de riesgo registrada.
- Fecha de ingreso: el día real de inicio; fecha retroactiva solo en casos específicos.
Paso 5: Entrega constancia al trabajador
Entrega al trabajador copia del movimiento de alta y el número de NSS. Es su derecho conocer su número y verificar que las cuotas se están pagando. Muchos trabajadores desconocen sus derechos ante el IMSS; informarlos es buena práctica y reduce conflictos futuros.
Plazos legales para altas y modificaciones
| Movimiento | Plazo máximo legal | Consecuencia de incumplimiento |
|---|---|---|
| Alta del trabajador | El mismo día o antes del inicio de labores | Multa y responsabilidad por contingencias desde el día 1 |
| Baja del trabajador | 5 días hábiles después de la separación | Continúas pagando cuotas y generando derechos |
| Modificación de salario | 5 días hábiles después del cambio | Diferencias de cuotas y posibles reclamaciones |
| Incapacidades (reporte) | Desde el 4to día de incapacidad | No aplica el subsidio del IMSS al trabajador |
Tipos de contrato: guía completa para elegir el correcto
La Ley Federal del Trabajo prevé distintas modalidades contractuales. Elegir mal tiene consecuencias que pueden materializarse años después, cuando el trabajador exige reconocimiento de tiempo o prestaciones no cubiertas. Esta tabla detalla cuándo usar cada tipo y los riesgos de usarlo mal.
| Tipo de contrato | Cuándo es legalmente procedente | Riesgo de usarlo mal | Documentación mínima |
|---|---|---|---|
| Indefinido (tiempo indeterminado) | Cuando la actividad del trabajador es permanente y no está ligada a un proyecto específico | Ninguno si se usa bien; es la modalidad más segura para el patrón a largo plazo | Contrato escrito con puesto, salario, jornada, lugar y fecha de inicio |
| Tiempo determinado (obra o tiempo específico) | Solo cuando existe una causa real y comprobable: sustitución de vacante temporal, aumento temporal de producción, actividad estacional | Si se renueva sin causa real, se convierte en indefinido por ministerio de ley | Contrato escrito con causa específica de temporalidad documentada |
| Período de prueba (hasta 30 días, directivos hasta 180) | Cuando quieres evaluar habilidades del candidato antes de comprometerte con el indefinido | Exceder el período o no documentarlo convierte la relación en indefinida desde el día 1 | Contrato de prueba por separado; debe quedar claro que es la primera vez con ese trabajador |
| Capacitación inicial (hasta 3 meses, directivos hasta 6) | Para que el trabajador adquiera habilidades específicas del puesto | Similar al período de prueba; no puede usarse consecutivo con él en el mismo trabajador | Contrato de capacitación con plan de entrenamiento adjunto |
| Trabajo por temporada | Para actividades estacionales recurrentes (ej. temporada de cosecha, navidad en retail) | Si el empleado trabaja más semanas que la ‘temporada’, pierde el fundamento | Contrato con fechas exactas y causa estacional documentada |
| Trabajo a domicilio o teletrabajo | Cuando el trabajo se realiza en domicilio del trabajador; incluye home office regulado | Teletrabajo tiene obligaciones adicionales (ergonomía, herramientas, conectividad) | Contrato con cláusulas de teletrabajo según normativa vigente de la LFT |
Contenido mínimo obligatorio de cualquier contrato de trabajo
- Nombre, CURP y domicilio del trabajador y del patrón.
- Tipo de relación de trabajo (indefinida, temporal, prueba, etc.) y causa si aplica.
- Descripción específica del puesto y funciones principales.
- Duración de la jornada (horas por semana y distribución).
- Lugar donde se prestará el servicio.
- Salario mensual o por período pactado.
- Fecha de inicio de la relación de trabajo.
- Prestaciones adicionales a las de ley (si las hay).
- Cláusulas de confidencialidad si aplica (con alcance razonable y legal).
Reforma de vacaciones 2023: lo que cambió y lo que debes hacer
En 2023 entró en vigor una reforma a la LFT que modificó sustancialmente el régimen de vacaciones. Esta es una de las reformas laborales más importantes de los últimos años y muchos patrones aún no la han implementado correctamente.
| Años de antigüedad | Días de vacaciones (antes de 2023) | Días de vacaciones (desde 2023) |
|---|---|---|
| 1 año | 6 días | 12 días |
| 2 años | 8 días | 14 días |
| 3 años | 10 días | 16 días |
| 4 años | 12 días | 18 días |
| 5 – 9 años | 14 días | 20 días |
| 10 – 14 años | 16 días | 22 días |
| 15 – 19 años | 18 días | 24 días |
| 20 – 24 años | 20 días | 26 días |
| 25 – 29 años | 22 días | 28 días |
Prima vacacional: cálculo orientativo
La prima vacacional es el 25 % mínimo sobre el salario correspondiente a los días de vacaciones. Ejemplo orientativo: empleado con salario diario de $500 MXN y 12 días de vacaciones en el primer año:
- Salario por días de vacaciones: 12 × $500 = $6,000
- Prima vacacional (25 %): $6,000 × 0.25 = $1,500
- Total a pagar en período vacacional: $7,500
- Provisión mensual: $7,500 / 12 meses = $625 MXN/mes
Cuotas IMSS e INFONAVIT: cómo se calculan (guía orientativa)
El sistema de cuotas del IMSS tiene seis ramos distintos, cada uno con tasas diferentes y cargos distintos entre patrón y trabajador. La tabla siguiente muestra los ramos principales y la distribución orientativa. Los porcentajes exactos vigentes debes verificarlos en la Ley del Seguro Social y tablas oficiales del IMSS.
| Ramo IMSS | Cuota patrón (aprox.) | Cuota trabajador (aprox.) | Base de cálculo | Para qué sirve |
|---|---|---|---|---|
| Enfermedades y maternidad | ~13.9 % | ~2.375 % | SBC (hasta 25 UMA diarias) | Consultas médicas, hospitalizaciones, maternidad |
| Riesgos de trabajo | ~0.5 %–15 % según prima | 0 % (solo patrón) | SBC | Accidentes laborales e incapacidades por trabajo |
| Invalidez y vida | ~1.75 % | ~0.625 % | SBC | Pensión por invalidez o fallecimiento |
| Guarderías y prestaciones sociales | ~1 % | 0 % (solo patrón) | SBC | Guarderías para hijos de trabajadores |
| Retiro (SAR) | ~2 % | 0 % | SBC | Cuenta individual de retiro |
| Cesantía y vejez | ~3.15 % | ~1.125 % | SBC (hasta 25 UMA diarias) | Pensión por cesantía en edad avanzada o vejez |
| INFONAVIT | 5 % | 0 % (solo patrón) | SBC | Fondo de vivienda del trabajador |
Nota: Las tasas pueden incluir cuotas adicionales o ajustes. Para el cálculo exacto, usa la tabla oficial de la IMSS o el sistema de cálculo del portal del Seguro Social. El contador de nómina debe hacer este cálculo mes a mes.
Tope de 25 UMA: lo que significa para salarios altos
Los ramos de Enfermedades y Maternidad y Cesantía y Vejez tienen un tope de 25 UMA diarias. Esto significa que si el SBC del trabajador supera ese tope, las cuotas de esos ramos se calculan sobre el tope, no sobre el salario completo. Para ramos como Riesgos de Trabajo, el tope puede ser diferente. Este tema es especialmente relevante para empleados con salarios altos donde el ahorro en cuotas puede ser significativo.
Nómina ejemplo: cálculo orientativo paso a paso
Este es un ejemplo educativo de cómo se calcula una nómina quincenal en México. Los valores son ilustrativos; tu contador debe calcular la nómina real con los datos exactos del trabajador y las tablas oficiales vigentes.
Datos del ejemplo:
- Salario mensual bruto: $12,000 MXN
- Salario diario bruto: $12,000 / 30 = $400 MXN
- Período: quincena (15 días)
- Asume: sin incidencias (faltas, IMSS, etc.)
- Para simplificar: SBC ≈ salario diario (sin prestaciones adicionales integradas)
Paso 1: Percepción bruta quincenal
- Salario quincenal: $400 × 15 = $6,000 MXN
Paso 2: Descuentos al trabajador (retenciones)
| Descuento | Base y porcentaje | Monto aprox. |
|---|---|---|
| Cuota IMSS trabajador (Enf. y Maternidad) | ~2.375 % sobre SBC mensual / 2 | ~$143 |
| Cuota IMSS trabajador (Invalidez y Vida) | ~0.625 % sobre SBC mensual / 2 | ~$38 |
| Cuota IMSS trabajador (Cesantía y Vejez) | ~1.125 % sobre SBC mensual / 2 | ~$68 |
| ISR retenido | Tabla de retenciones SAT (según salario y periodicidad) | ~$150–$400 (variable) |
| Total descuentos aprox. | ~$399–$649 |
Paso 3: Salario neto a pagar al trabajador
- Percepción bruta: $6,000
- Menos descuentos aprox.: -$399 a -$649
- Salario neto al trabajador: ~$5,351 – $5,601 MXN
Paso 4: Cuotas patronales (costo adicional para el patrón)
| Cuota patronal IMSS | Porcentaje aprox. | Monto mensual aprox. |
|---|---|---|
| Enfermedades y Maternidad | ~13.9 % sobre SBC | ~$1,668 |
| Riesgos de Trabajo (Clase I) | ~0.5 % sobre SBC | ~$60 |
| Invalidez y Vida | ~1.75 % sobre SBC | ~$210 |
| Guarderías | ~1 % sobre SBC | ~$120 |
| Retiro | ~2 % sobre SBC | ~$240 |
| Cesantía y Vejez | ~3.15 % sobre SBC | ~$378 |
| INFONAVIT | 5 % sobre SBC | ~$600 |
| Total cuotas patronales / mes | ~$3,276 |
Obligación de timbrar CFDI de nómina
El SAT exige que cada recibo de nómina se timbre como CFDI con complemento de nómina. El CFDI debe emitirse por cada pago (quincenal, semanal, etc.) y entregarse al trabajador. No timbrar genera multas fiscales e invalida la deducibilidad de la nómina para efectos del ISR empresarial.
INFONAVIT: aportaciones, puntos y rol del patrón
El INFONAVIT administra el fondo de vivienda de los trabajadores. Como patrón, tienes la obligación de aportar el 5 % del SBC mensual a la cuenta individual de cada trabajador. Estas aportaciones, junto con los puntos acumulados, son la base del crédito de vivienda al que el trabajador puede acceder.
| Obligación patronal INFONAVIT | Plazo | Consecuencia de incumplimiento |
|---|---|---|
| Aportar el 5 % del SBC mensual | Mensual (junto con cuotas IMSS) | Actualización, recargos y crédito fiscal de INFONAVIT |
| Reportar altas, bajas y modificaciones de salario | 5 días hábiles | Diferencias en el subcuenta del trabajador |
| Retener y enterar descuentos de crédito INFONAVIT (si el trabajador tiene crédito activo) | Junto con nómina | Responsabilidad del patrón por no retener |
| Proporcionar información veraz al trabajador | Cuando lo solicite | Reclamos ante INFONAVIT |
Crédito INFONAVIT y tu responsabilidad como patrón
Si un trabajador tiene crédito INFONAVIT activo, el INFONAVIT te notificará para que retengas el descuento mensual del salario del trabajador y lo enteres al instituto. Si no lo haces, el patrón es responsable de ese monto, no el trabajador. Configura el sistema de nómina para reconocer el descuento automáticamente cuando llegue la notificación.
Los trabajadores pueden consultar su saldo e historial de aportaciones en INFONAVIT. Recomiendo informarles de este derecho en el primer día de trabajo para evitar reclamaciones de aportaciones que aparecen en el sistema con retraso por errores de captura.
PTU 2026: cómo calcular y cuándo pagar
La Participación de los Trabajadores en las Utilidades (PTU) es un derecho constitucional. Si tu empresa genera utilidades fiscales según su declaración anual del SAT, debes repartir el 10 % de esa utilidad entre los trabajadores que califiquen.
Plazos de pago
| Tipo de empresa | Plazo para pagar PTU |
|---|---|
| Personas morales | 60 días después de la fecha límite de la declaración anual (mayo de cada año) |
| Personas físicas con actividad empresarial | 60 días después de la fecha límite de declaración anual (abril) |
Cómo se calcula y distribuye
- Calcula la utilidad PTU: De tu declaración anual del SAT, la utilidad fiscal para PTU puede diferir de la contable (hay ajustes específicos en la LISR). Tu contador es indispensable aquí.
- El 10 % de esa utilidad se reparte en dos partes iguales:
- — 50 % entre todos los trabajadores en proporción a los días trabajados en el año.
- — 50 % entre todos los trabajadores en proporción a los salarios percibidos.
- Trabajadores excluidos: directores, administradores y gerentes generales quedan excluidos del reparto (dueños que se administran a sí mismos).
- Monto máximo de PTU individual: desde 2021 hay un tope: el trabajador no puede recibir más de 3 meses de salario o el promedio de los últimos 3 años, lo que sea mayor.
- Primer año: si la empresa tiene menos de 1 año, está exenta del reparto.
Finiquito vs liquidación: diferencia crucial y cómo calcular cada uno
Uno de los conceptos que más confusión genera entre patrones primerizos es la diferencia entre finiquito y liquidación. Son situaciones distintas con montos distintos.
| Concepto | Cuándo aplica | Qué incluye |
|---|---|---|
| FINIQUITO | Separación voluntaria del trabajador (renuncia) o por causa justificada | Salarios pendientes + vacaciones no gozadas + prima vacacional proporcional + aguinaldo proporcional |
| LIQUIDACIÓN | Rescisión sin causa justificada (despido injustificado) o separación por causas de reducción de personal | Todo lo del finiquito PLUS: 3 meses de salario (indemnización constitucional) + 20 días de salario por año trabajado + 12 días de salario por año (prima de antigüedad) |
Ejemplo de finiquito orientativo (renuncia voluntaria)
Empleado con 1 año 4 meses de antigüedad y salario mensual de $10,000 MXN:
| Concepto | Cálculo | Monto aprox. |
|---|---|---|
| Salario días pendientes (si quedan) | Días pendientes × $333.33 (salario diario) | Variable |
| Vacaciones no gozadas | 12 días (primer año) − días tomados × $333.33 | ~$2,000–$4,000 |
| Prima vacacional proporcional (25 %) | Sobre salario de vacaciones no gozadas | ~$500–$1,000 |
| Aguinaldo proporcional (año en curso) | 15 días × (meses completos / 12) × $333.33 | ~$1,665 |
| Subtotal finiquito aprox. | ~$4,165–$6,665 |
Ejemplo de liquidación orientativo (despido injustificado)
Mismo empleado (1 año 4 meses, salario $10,000/mes, salario diario integrado ~$400):
| Concepto | Cálculo | Monto aprox. |
|---|---|---|
| Todo lo del finiquito | Ver tabla anterior | ~$4,165–$6,665 |
| Indemnización constitucional (3 meses) | 3 × $10,000 | $30,000 |
| 20 días por año trabajado | 20 × $400 × 1.33 años | ~$10,640 |
| Prima de antigüedad (12 días/año) | 12 × $400 × 1.33 | ~$6,384 |
| TOTAL LIQUIDACIÓN APROX. | ~$51,189–$53,689 |
Todas las cifras son orientativas. El salario diario integrado puede ser mayor al base si el empleado tiene prestaciones adicionales (vales, bonos, etc.). Siempre calcula finiquito y liquidación con abogado laboral o contador certificado antes de entregar al trabajador.
Calendario de obligaciones patronales: primer año
Una de las razones por las que los patrones primerizos se meten en problemas es que no conocen el calendario completo de obligaciones. Aquí está el resumen de lo que tienes que cumplir y cuándo:
| Frecuencia | Obligación | Dónde reportar / pagar |
|---|---|---|
| Cada quincena / semana | Pago de nómina y timbrado CFDI | SAT (CFDI de nómina) |
| Mensual (hasta día 17) | Pago de cuotas IMSS | IMSS / banco autorizado |
| Mensual (hasta día 17) | Pago aportaciones INFONAVIT | INFONAVIT / banco autorizado |
| Mensual (hasta día 17) | Entero de ISR retenido a trabajadores | SAT (declaración provisional) |
| Mensual / quincenal | Movimientos IMSS (altas, bajas, modificaciones) | IMSS Digital / IDSE |
| Anual (enero–febrero) | Actualización de prima de riesgo de trabajo | IMSS |
| Anual (enero–febrero) | Constancias de retenciones ISR a trabajadores | SAT / entregar al trabajador |
| Anual (diciembre 20) | Pago de aguinaldo | Directamente al trabajador |
| Anual (mayo–junio) | Pago de PTU si corresponde | Directamente al trabajador |
| Continua | Capacitación en seguridad (registro en STPS) | STPS / bitácora interna |
| Continua | Actualización del Plan de Previsión Social (>50 emp.) | STPS |
Los 10 errores más costosos del patrón primerizo (y cómo evitarlos)
| # | Error | Costo potencial | Cómo evitarlo |
|---|---|---|---|
| 1 | Dar de alta al trabajador días después del inicio real de labores | Multa IMSS + responsabilidad por accidente si ocurre antes del alta | Alta el mismo día que empieza; si no tienes número patronal, tramítalo primero |
| 2 | Pagar nómina en efectivo sin recibo firmado ni CFDI | Sin prueba de pago; el trabajador puede reclamar doble pago; multa SAT | Transferencia bancaria + CFDI de nómina siempre |
| 3 | No actualizar SBC cuando sube el salario mínimo | Diferencias de cuotas retroactivas + recargos | Actualiza IMSS dentro de los 5 días hábiles del cambio |
| 4 | Renovar contrato temporal sin causa real más de una vez | Se convierte en indefinido; el despido posterior requiere liquidación | Si la relación es permanente, empieza indefinido con período de prueba |
| 5 | No pagar aguinaldo antes del 20 de diciembre | Multa de 50–200 veces el salario mínimo diario (por trabajador) | Provisiona mensualmente; paga a tiempo aunque el año haya sido difícil |
| 6 | No tener constancias de capacitación de seguridad | Multas STPS; responsabilidad agravada en accidente de trabajo | Registra toda capacitación en bitácora firmada; acceso digital con respaldo |
| 7 | No pagar vacaciones cuando el trabajador las solicita | Reclamación laboral; las vacaciones no prescriben; se acumulan | Implementa política de vacaciones por escrito y programa el goce |
| 8 | No informar al trabajador sus derechos de IMSS e INFONAVIT | Desconfianza, reclamos tardíos, daño a reputación de la empresa | Entrega en el primer día una hoja con sus números NSS e INFONAVIT |
| 9 | Incluir cláusulas de no competencia sin base legal sólida | La cláusula puede ser declarada nula; no protege al patrón | Redacta con abogado laboral; incluye compensación económica y alcance razonable |
| 10 | Despedir sin documentación del proceso disciplinario previo | Juicio laboral + liquidación completa + posibles daños morales | Documenta amonestaciones, actas y oportunidades de mejora antes de decidir |
Consideraciones específicas por sector
Aunque las obligaciones básicas son universales, algunos sectores tienen requisitos adicionales o dinámicas que afectan la primera contratación.
Retail y comercio (tienda, restaurante, cafetería)
- Horario nocturno: si el empleado trabaja entre las 20:00 y las 6:00 h, aplica jornada y salario nocturno con primas específicas de la LFT.
- Propinas: son ingresos del trabajador pero tienen reglas de integración al SBC si son habituales; consulta con contador.
- Descanso dominical y prima dominical: si trabaja en domingo sin descanso compensatorio, corresponde un 25 % adicional sobre el salario de ese día.
- Rotación alta: invierte en un software de nómina desde el primer empleado; el costo de errores manuales en sectores de alta rotación es elevado.
Startups y tecnología
- Stock options y equity: no son prestaciones laborales en México; se documentan por separado en acuerdos societarios, no en el contrato de trabajo.
- Teletrabajo: si el empleado trabaja 100 % remoto, aplica el marco de teletrabajo de la LFT: debes proporcionar o asumir el costo de equipos y conectividad.
- Colaboradores en otros países: la LFT mexicana no aplica automáticamente si el empleado está en otro país; requiere análisis legal específico.
- Perfiles especializados: muchas startups pagan por encima del mercado; documenta si los bonos son discrecionales o compromisos para evitar expectativas contractuales.
Construcción y manufactura
- Prima de riesgo de trabajo alta: puede estar en Clase IV o V; el costo IMSS es significativamente mayor que en oficina.
- Trabajadores eventuales: si contratas por obra, los supuestos legales son estrictos; no uses este esquema para cubrir necesidades permanentes.
- EPP (Equipo de Protección Personal): entrega con registro firmado; en inspecciones STPS es de los primeros documentos que solicitan.
- Subcontratación: si usas subcontratistas, verifica que sus trabajadores estén dados de alta en IMSS; la responsabilidad solidaria es real.
Salud y cuidados (clínicas, consultorios, spas)
- Profesionales de la salud: algunos médicos operan como personas físicas con honorarios genuinos; verifica subordinación real antes de clasificar.
- Capacitación continua: algunas especialidades requieren acreditaciones periódicas; documenta en expediente laboral.
- Manejo de datos sensibles: el expediente laboral puede incluir datos de salud; aplica ley de protección de datos personales en expedientes.
Software de nómina para PyMEs: qué evaluar antes de elegir
Con uno o dos empleados puedes usar herramientas básicas o incluso manejar con contador externo. Desde 3–5 empleados, un software especializado empieza a ser rentable por la reducción de errores. Esta tabla te ayuda a evaluar opciones:
| Criterio de evaluación | Por qué importa | Qué preguntar al proveedor |
|---|---|---|
| Actualización automática de tablas IMSS y UMA | Los cambios de cuotas y UMA ocurren en febrero; si debes actualizar manualmente, el error es probable | ¿Las tablas se actualizan automáticamente o debo hacerlo yo? |
| Generación de CFDI de nómina | Obligatorio; si no genera CFDI integrado, necesitas un proceso adicional con riesgo de errores | ¿Genera CFDI de nómina dentro del sistema o debo usar otro sistema? |
| Exportación a declaraciones IMSS/INFONAVIT | Movimientos IMSS y SUA/SIPARE requieren archivos específicos; integración evita re-captura | ¿El sistema exporta a SUA (IMSS) y a SIPARE (INFONAVIT)? |
| Multiusuario y rol de contador externo | Si tienes contador que no trabaja en tu empresa, necesita acceso sin ver toda la empresa | ¿Puedo dar acceso solo a nómina para mi contador externo? |
| Historial y auditoría de cambios | En una inspección o juicio laboral, necesitas demostrar qué se pagó y cuándo | ¿El sistema guarda historial de cambios y quién los hizo? |
| Soporte en español con conocimiento laboral mexicano | Un problema de cálculo en viernes de quincena requiere respuesta inmediata | ¿Cuál es el tiempo de respuesta de soporte y en qué horarios? |
Opciones populares en México en 2026 para PyMEs: CONTPAQi Nóminas (muy integrado con contabilidad), Aspel NOI, Bind ERP (en la nube, escalable), Microempresario.mx (para negocios muy pequeños), Factorial / Runa / Nominax (soluciones en la nube con actualización automática). Compara siempre en versión de prueba antes de comprometerte.
Checklist: del contrato firmado al primer día de trabajo
Usa esta lista como guía operativa. Imprime, comparte con quien administre las primeras contrataciones en tu empresa.
Antes de la primera entrevista
- □ Determina si el perfil que necesitas es empleado subordinado u honorarios reales.
- □ Define salario dentro del rango de mercado (consulta ENOE/IMSS para benchmarks del sector).
- □ Verifica que tienes RFC activo y, si es persona moral, poderes del representante legal.
- □ Abre cuenta bancaria empresarial separada de cuentas personales (si no la tienes).
- □ Elige sistema de nómina o contrata a contador que lo maneje.
Al decidir contratar (tras las entrevistas)
- □ Tramita o verifica número patronal IMSS si es tu primera contratación.
- □ Redacta contrato de trabajo con abogado (o usa plantilla revisada por uno).
- □ Incluye cláusulas de período de prueba, confidencialidad y funciones específicas.
- □ Confirma que el candidato tiene CURP y solicita NSS (si no lo tiene, se asigna en el alta IMSS).
- □ Determina SBC correctamente (salario integrado).
El día de inicio de labores
- □ Alta en IMSS registrada (antes o el mismo día).
- □ Contrato firmado en dos tantos (uno para el trabajador, uno para el patrón).
- □ Entrega de carta de oferta o bienvenida con detalle de prestaciones.
- □ Comunicación de número NSS al trabajador y cómo consultar saldo INFONAVIT.
- □ Capacitación de seguridad básica documentada (firma del trabajador en bitácora).
- □ Alta en sistema de asistencia con registro del primer día.
- □ Configuración de accesos a sistemas, correo y herramientas.
- □ Presentación formal al equipo y al responsable directo.
Primer mes
- □ Primera nómina timbrada y pagada en tiempo.
- □ Recibo de nómina CFDI entregado al trabajador.
- □ Cuotas IMSS del primer mes enteradas (fecha límite: día 17 del mes siguiente).
- □ Aportación INFONAVIT efectuada.
- □ Expediente laboral completo: contrato, identificación, CURP, comprobante de capacitación.
- □ Evaluación informal al finalizar el período de prueba (si aplica) y decisión documentada.
Primer año
- □ Actualización de prima de riesgo en febrero (si corresponde).
- □ Constancias de retención ISR entregadas al trabajador en enero.
- □ Vacaciones otorgadas y disfrutadas (12 días en el primer año).
- □ Aguinaldo pagado antes del 20 de diciembre.
- □ Evaluación formal de desempeño y, si aplica, revisión salarial documentada.
- □ PTU calculada y pagada si corresponde (mayo–junio).
Preguntas frecuentes
¿Cuánto cuesta realmente contratar a alguien con salario de $15,000 MXN?
El costo total para el patrón es aproximadamente $19,000–$20,500 MXN mensuales, incluyendo cuotas IMSS patronales (~$4,500), aportación INFONAVIT (~$750) y provisiones de aguinaldo y vacaciones (~$850). La regla de pulgar es presupuestar entre el 125 % y el 135 % del salario bruto acordado.
¿Puedo pagar a alguien por honorarios y evitar el IMSS?
Solo si la relación cumple con las características de genuina independencia: el prestador define cuándo y cómo trabaja, cobra por resultado, puede delegar y no tiene subordinación. Si en los hechos hay subordinación, jornada fija y dirección del patrón, la autoridad puede reclasificar la relación y exigir cuotas retroactivas, multas y prestaciones no pagadas.
¿Qué cambia con la reforma de vacaciones de 2023?
El primer año pasó de 6 a 12 días; el segundo año de 8 a 14 días, y así sucesivamente. Esto casi duplicó el período vacacional del primer año y aumenta el costo de la prima vacacional proporcional. Si tienes empleados con contratos anteriores a 2023, debes actualizarles el derecho vacacional.
¿Cuándo y cómo se paga el aguinaldo?
Antes del 20 de diciembre de cada año, equivalente a mínimo 15 días de salario. Si el trabajador no completó el año, se paga de forma proporcional a los meses completos trabajados. Es deducible de ISR para la empresa y gravado para el trabajador solo si supera el monto exento anual establecido por el SAT.
¿Qué diferencia hay entre finiquito y liquidación?
El finiquito aplica cuando hay renuncia voluntaria o despido justificado: incluye salarios pendientes, vacaciones no gozadas, prima vacacional y aguinaldo proporcional. La liquidación aplica en despido injustificado: todo lo anterior más 3 meses de salario, 20 días de salario por año trabajado y prima de antigüedad. La diferencia puede ser de decenas de miles de pesos para el mismo empleado.
¿Qué es el SBC y cómo se calcula?
El Salario Base de Cotización (SBC) es el salario diario integrado que incluye prestaciones. SBC = Salario diario + proporcional de aguinaldo + proporcional de vacaciones + proporcional de prima vacacional + otras prestaciones habituales. Es la base sobre la que se calculan las cuotas IMSS e INFONAVIT. Si pagas prestaciones superiores a la ley, el SBC sube.
¿Qué pasa si no timbreo el recibo de nómina?
La empresa no puede deducir la nómina del ISR, lo que aumenta la base gravable. Además, sin CFDI de nómina, no tienes evidencia fiscal del pago que proteja ante disputas con el trabajador. El SAT puede multar por la omisión. Es una obligación para la mayoría de los contribuyentes.
¿Cuándo tengo que pagar la PTU?
Personas morales: 60 días después del 31 de marzo (límite declaración anual), es decir, a más tardar en mayo. Personas físicas: 60 días después del 30 de abril, es decir, a más tardar en junio. Si tu empresa tuvo pérdidas fiscales, no hay PTU a repartir ese año.
¿Puedo usar el período de prueba indefinidamente?
No. El período de prueba es máximo 30 días para trabajadores en general y 180 días para directivos o trabajadores de confianza. No puede usarse más de una vez con el mismo trabajador ni en el mismo puesto. Usarlo incorrectamente convierte la relación en indefinida desde el inicio.
¿Qué obligaciones tengo si el empleado trabaja desde casa?
Si aplica teletrabajo según la LFT (trabajo subordinado desde domicilio de forma habitual), debes: proporcionar o costear equipos y herramientas de trabajo, asumir parte proporcional de conectividad, documentar condiciones ergonómicas mediante checklist, respetar el derecho a la desconexión fuera de jornada y establecer mecanismos de supervisión que no invadan la privacidad del trabajador.
¿Qué hago si el trabajador tiene un crédito INFONAVIT activo?
El INFONAVIT te notificará oficialmente del crédito y el monto a retener mensualmente. Debes retener ese importe del salario del trabajador y enterarlo al INFONAVIT junto con tus aportaciones patronales. Si no lo haces, el patrón es responsable del monto no retenido. Configura tu sistema de nómina inmediatamente.
¿Cómo protegerme legalmente de un despido difícil?
Documenta desde el primer día: contrato claro con funciones, reglamento interno publicado y firmado, evaluaciones de desempeño periódicas, amonestaciones escritas cuando corresponda, y evidencia de oportunidades de mejora dadas. Un despido con causa justificada bien documentado cuesta un finiquito; sin documentación, es una liquidación completa más posible demanda.
Las 10 fuentes más importantes de esta guía
Selección de fuentes primarias e institucionales utilizadas para elaborar esta guía. No excluye otras consultas complementarias.
| Institución / documento | Enlace |
|---|---|
| Ley Federal del Trabajo (LFT) — Cámara de Diputados | https://www.diputados.gob.mx/LeyesBiblio/pdf/125.pdf |
| Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) | https://www.imss.gob.mx |
| Registro patronal — IMSS | https://www.imss.gob.mx/patrones/registro-patronal |
| Instituto del Fondo Nacional de la Vivienda para los Trabajadores (INFONAVIT) | https://www.infonavit.org.mx |
| Secretaría del Trabajo y Previsión Social (STPS) | https://www.gob.mx/stps |
| Diario Oficial de la Federación (DOF) | https://www.dof.gob.mx |
| Instituto Nacional de Estadística y Geografía (INEGI) | https://www.inegi.org.mx |
| Procuraduría Federal de la Defensa del Trabajo (PROFEDET) | https://www.gob.mx/profedet |
| Servicio de Administración Tributaria (SAT) — obligaciones patronales | https://www.gob.mx/sat |
| CONDUSEF — educación financiera | https://www.condusef.gob.mx |